Il Processo di Certificazione e gli Audits Straordinari
Che cos'è un audit e come funziona il processo di audit?
La definizione di audit è: "un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze oggettive e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell'audit sono soddisfatti" (ISO 9000:2015)
Cosa significa questa definizione ?
Significa che il senior management di IEC ed ECG si impegna a fornire alla clientela un processo di valutazione imparziale
gestendo efficacemente eventuali conflitti di interessi e garantendo l'obiettività delle attività di certificazione dei
Sistema di Gestione utilizzando auditor qualificati e competenti con esperienza nel settore economico interessato.
L'auditor o il team di audit porranno una serie di domande sulla attività in relazione allo standard per il quale
si è candidati alla certificazione ed esamineranno un campione di evidenze oggettive (documenti ma non solo).
IEC ed ECG si avvalgono di auditors altamente competenti nell'analisi del settore economico interessato e sono formati per
aggiungere valore alla vostra esperienza di audit, il che significa che, sebbene non siano autorizzati a fornirvi consigli,
sono autorizzati a identificare le aree di miglioramento all'interno della vostra azienda per aggiungere valore,
magari riducendo tempi e costi, ad esempio.
In parole povere, sono una nuova coppia di occhi esperti e competenti che cercano di aggiungere vantaggi all'audit.
IEC ed ECG ritengono che lo scopo di un audit sia il miglioramento e/o la correzione positiva e non una mera attività di ispezione.
Una volta approvato il rapporto iniziale e ottenuta la certificazione da parte del Panel di Certificazione, il
certificato riporta tre date:
- In primo luogo, in caso di raccomandazione positiva, la data di inizio del certificato coincide con la data in cui è stata presa la decisione sulla certificazione.
- In secondo luogo, se successivamente vengono apportate modifiche al certificato, queste vengono registrate nella data di revisione.
- In terzo luogo, tutti i certificati sono validi per un periodo di 3 anni, con scadenza tre anni dopo la data dell'ultimo giorno dell'audit iniziale positivo.
Audit Straordinari
Ampliare e ridurre il Campo Applicazione (scopo) della Certificazione
In risposta ad una richiesta di ampliamento dello Scopo di una Certificazione già concessa, IEC/ECG effettuerà un riesame della domanda e determinerà eventuali attività di audit necessarie per decidere se l'estensione può essere concessa o meno. Ciò può anche essere effettuato in concomitanza con un audit di sorveglianza. IEC / ECG, in risposta ad una richiesta di estensione/riduzione del campo di applicazione di una certificazione già concessa, effettuerà una revisione della domanda ed il Responsabile delle Certificazioni (o l'incaricato), utilizzando il modulo di revisione del contratto, deciderà le attività di audit necessarie, che potranno essere una valutazione parziale che copre la sola estensione/riduzione del campo di applicazione (questo può essere effettuato come parte di una visita di sorveglianza) oppure una rivalutazione completa del Sistema.
Audit con breve preavviso
In alcuni casi IEC ed ECG potrebbero condurre audit con breve preavviso o senza preavviso presso i clienti certificati, al fine di indagare sui reclami, o in risposta ad eventi improvvisi, o come follow-up su clienti sospesi. In tali casi:- IEC e/o ECG informano in anticipo i clienti certificati circa le condizioni secondo le quali verranno condotti tali audit;
- In questi casi IEC e/o ECG si impegnano a prestare particolare attenzione nell'assegnazione del team di audit a causa della mancanza di opportunità per il cliente di opporsi ai membri del team di audit.
Sospendere, ritirare o ridurre il campo di applicazione della certificazione
IEC ed ECG dispongono di una politica e di procedure documentate per la sospensione, il ritiro o la riduzione della certificazione. La sospensione della certificazione viene adottata nei casi in cui, ad esempio:
- Il sistema di gestione/prodotto certificato del cliente ha persistentemente o gravemente mancato di soddisfare i requisiti di certificazione, compresi i requisiti di efficacia del sistema di gestione;
- Il cliente certificato non consente che gli audit di sorveglianza o di ricertificazione siano condotti con le frequenze richieste;
- Il cliente certificato ha richiesto volontariamente una sospensione.