Imparzialità e Trasparenza

Il top management del Gruppo ECG/IEC è impegnato a garantire che i nostri servizi di certificazione vengono forniti in modo imparziale.

Essere imparziali, ed essere percepiti come imparziali, è necessario affinché ECG/IEC possa fornire servizi di certificazione in cui avere la massima fiducia.
Abbiamo fatto in modo che tutto il personale interno ed esterno sia consapevole della necessità di essere imparziali.
Tutte le decisioni di ECG/IEC si basano esclusivamente sulla evidenza oggettiva di conformità (o non conformità) ottenuta dal gruppo di audit,
pertanto le nostre decisioni non sono influenzate da altri interessi o da altri soggetti.
ECG/IEC attraverso l'implementazione e l'aggiornamento di una valutazione del rischio d'impresa ha creato un processo per identificare, analizzare,
valutare, trattare, monitorare e documentare i rischi derivanti da eventuali conflitti di interesse presenti nella fornitura di servizi di certificazione,
compresi eventuali conflitti derivanti dalle nostre relazioni su base continuativa.
Laddove risiedono minacce per l'imparzialità, ECG/IEC le ha documentate all'interno della valutazione del rischio ed è in grado di dimostrare
come tali minacce siano state eliminate o ridotte al minimo; inoltre vengono documentati eventuali rischi residui.

La valutazione del rischio copre tutte le potenziali minacce che vengono identificate, siano esse provenienti dall'interno del gruppo ECG/IEC o dalle attività di altre persone, enti o organizzazioni. Quando una collaborazione comporta una minaccia inaccettabile per l'imparzialità
(come nel caso di una società controllata da ECG/IEC che richiede ad ECG/IEC la certificazione), il servizio di certificazione non viene fornito.
Il top management di ECG/IEC valuta ogni rischio residuo per determinare se è inferiore al livello di rischio accettabile,
tale valutazione viene effettuata ad ogni riunione di riesame della direzione.
Il processo di valutazione dei rischi che abbiamo attualmente adottato prevede l'identificazione e la consultazione con le terze parti interessate a dare consigli su questioni che riguardano l'imparzialità tra cui la traasparenza e la percezione pubblica.
La consultazione con le parti interessate viene equilibrata affinché nessun singolo interesse risulti predominante - al momento tale consultazione si svolge attraverso un comitato consultivo. Il comitato non solo si pronuncia in materia di imparzialità nelle certificazioni, ma anche sulla composizione delle commissioni tecniche, per esempio nel campo della BAFE (British Approvals for Fire Equipment), in cui assolve alla funzione di fornire una valutazione imparziale.

Audit Speciali

Estensione e riduzione di scopo

Ogni richiesta di estensione/riduzione dello scopo di una certificazione già in vigore verrà riesaminata ed il Certification/Deputy Manager deciderà
quali attività di audit devono essere condotte, se una valutazione parziale che riguardi la sola parte di scopo interessate
(questo può essere effettuato nell’ambito di una verifica di sorveglianza) oppure una verifica completa.

Audits pianificati con preavviso breve

Talvolta può rendersi necessaria la conduzione di verifiche (presso clienti già certificati) pianificate con un breve preavviso o non annunciate,
ciò può avvenire a causa di reclami od in risposta a modifiche della certificazione, o come followup di certificazioni sospese.
In questi casi:

  • a) ECG/IEC si preoccupa di informare in anticipo i clienti certificate della possibilità di tali
    verifiche e delle condizioni e modalità secondo cui verranno condotte;
  • b) ECG/IEC – in questi casi - pone particolare attenzione nella scelta del team di audit perché il cliente non può opporsi alla designazione.

Sospensione, cancellazione o riduzione dello scopo di certificazione

ECG/IEC dispone di una politica e di procedure documentate che disciplinano la sospensione, la cancellazione o la riduzione dello scopo di certificazione,
la sospensione della certificazione viene disposta, per esempio, quando:

  • Il Sistema di Gestione/prodotto del cliente non ha soddisfatto in modo serio e continuativo i requisiti della certificazione, inclusi I requisiti per l’efficacia del Sistema di gestione,
  • Il cliente certificato non ha acconsentito alla conduzione delle verifiche di sorveglianza o rinnovo con la frequenza richiesta,
  • Il cliente certificate ha volontariamente richiesto la sospensione del certificato.

Durante la sospensione, la certificazione del Sistema di gestione/prodotto del cliente è temporaneamente nulla.
ECG/IEC provvede al ripristino della certificazione sospesa quando le cause che hanno comportano la sospensione vengono rimosse.
Dopo 6 mesi la mancata risoluzione delle cause che hanno causato la sospensione comporta la cancellazione o la riduzione di scopo della certificazione.

ECG/IEC procede alla riduzione dello scopo di certificazione per escludere quelle parti dello scopo che non soddisfano i requisiti previsti in modo serio e continuativo.
Ogni riduzione di questo tipo viene effettuata in linea con I requisiti della norma di riferimento.

Cos'è un Audit ?

Secondo la ISO 9000:2005 l'audit è un "processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze della verifica ispettiva e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri della verifica ispettiva sono stati soddisfatti".

Cosa significa questa definizione ? Significa che il management di ECG/IEC è impegnato a garantire alla vostra azienda con un processo di valutazione imparziale
ed è in grado di gestire in modo efficace eventuali conflitti di interesse oltre a garantire l'obiettività delle attività di certificazione dei sistemi di gestione,
utilizzando esperti ed auditor competenti in ciascun settore industriale.
Il team di Audit formulerà una serie di domande sull'organizzazione, in relazione allo standard per il quale si chiede di essere certificati, ed esaminerà un campione
delle vostre registrazioni.
Gli auditors che impieghiamo sono altamente competenti nel vostro settore/industria e sono addestrati per aggiungere valore alla vostra esperienza di audit, il che significa che,
sebbene non siano autorizzati a dare consigli, sono autorizzati a identificare le aree di miglioramento all'interno della vostra azienda per aggiungere valore alla verifica.
In poche parole, i nostri valutatori vi forniscono un nuovo punto di vista, esperto e competente, che amplifica i vantaggi di un audit.
ECG/IEC è fermamente convinta che lo scopo di un audit sia il miglioramento e/o la correzione degli errori e non la mera valutazione "burocratica".
Il top management di ECG/IEC rende disponibile al pubblico, presso i propri uffici, le procedure per i reclami ed i ricorsi ed un elenco di certificati validi
in cui è indicato nome, standard, scopo e posizione geografica.
Inoltre, tutti i certificati emessi possono essere convalidati in questo sito web dal tab Risorse.

Per completezza, una volta che il rapporto è stato approvato e la certificazione emessa dal Certification Panel di IEC, il certificate riporta tre date, da sinistra a destra:

  • 1. La prima data presente sul certificato è la data in cui è stata emessa la certificazione, ovvero in cui è stata adottata la decisione di certificare l’azienda,
  • 2. La seconda data è diversa dalla prima solo se sono state effettuate delle modifiche al certificate successivamente alla sua emissione, oppure se il certificato
    è già stato rinnovato almeno una volta,
  • 3. Infine, poiché tutti i certificate hanno una validitò di tre anni, la terza data è calcolata dopo tre anni dall’ultimo giorno dell’audit di certificazione.

Ricezione di Appelli e reclami

Al ricevimento di un ricorso il Certification/Deputy Manager assicura che il ricorso è registrato nei Registro dei Ricorsi con le seguenti informazioni:

  • Numero di appello
  • Appellante
  • Data ricezione
  • Data ricezione
  • Natura del ricorso
Il certification/Deputy Manager invia una ricevuta al ricorrente, convalida il ricorso e passa le informazioni al panel degli appelli.
Il certification/deputy manager nomina il panel di Appello.
Per i ricorsi contro la decisione di un auditor di emettere una azione di miglioramento (MIAR), il panel di Appello potrà co-optare un'altro auditor
di IEC/ECG (indipendente delle attività di certificazione del ricorrente).
Il Presidente del Panel di Appello (eletto a maggioranza semplice all’interno del panel stesso) deve garantire che l'udienza d'appello venga fissata entro 30 giorni
lavorativi dal ricevimento del ricorso, della data e del luogo dell’udienza viene dato preavviso al ricorrente almento 7 giorni prima.
Il Certification/Deputy Manager esercita le funzioni di segretario del panel di Appello a meno che non sia stato coinvolto nell’oggetto del ricorso
in tal caso il Presidente del panel di appello può indicare un’altra persona che svolga tali funzioni.

Procedura davanti al Panel d’appello

Il ricorrente e l’Auditor/Certification/Deputy Manager possono essere ascoltati in via confidenziale.
Il Panel riesamina in dettaglio la richiesta dell’appellante ed i documenti in possesso quali:

  • Le checklists della verifica
  • I rapporti di miglioramento
  • I rapport di Audit
  • Il riesame dei rapport da parte del Certification Manager.
  • La documentazione disponibile è quindi esaminata e viene presa una decisione sulla fondatezza del ricorso. Le decisioni vengono adottate sulla base del Manuale
    e delle Procedure Operative di IEC/ECG e sui Regolamenti e standards di schema.
    La decisione del Collegio di Appello, come dichiarato dal suo presidente sarà definitiva. La decisione del Panel sulla vertenza viene registrata nei verbali della riunione,
    che sono poi trasmessi alla riunione del Riesame della Direzione e divengono inputs per la riunione del Governing Board, inoltre il Certification Deputy/Manager aggiorna
    il Registro degli Appelli con l’esito.
    Il Certification Manager informa l’appellante per iscritto della decisione Assunta dal Panel d’Appello. Ogni azione correttiva e preventive che segua il riesame della pratica viene
    registrata su un modulo di Miglioramento (QA12) e seguita dal Certification/Deputy Manager (o da un Deputy Certification Manager se il Certification Manager è coinvolto direttamente
    nell’appello) che condurrà una verifica di followup per accertarsi che l’azione correttiva adottata è efficace nel prevenire il ripetersi della problematica.

    Riesame degli Appelli

    Durante la periodica riunione per il Riesame della Direzione ed il Board of Governors, tutti gli Appelli presentati ad IEC/ECG vengono analizzati per determinare se le azioni adottate
    sono state efficaci. Questo riesame determina inoltre se vi sono trends o similitudini nella natura dei reclami e determina quali azioni dovrebbero essere adottate alla luce di tali riscontri.

    Accoglimento di Reclami

    Quando viene presentato un reclamo verbale o vi è una disputa, IEC/ECG la registra nel Registro dei Reclami e viene preparato un breve sommario su un Modulo di Reclamo poi inoltrato
    al Certification/Deputy Manager, al reclamante si chiede di mettere per iscritto il reclamo (fino a che non viene confermato per iscritto non viene inoltrato al Panel dei Reclami
    ma solo approfondito dal Certification Manager e riportato sotto forma di Registrazione del Reclamo e delle azioni eventualmente adottate).
    Un reclamo scritto (la sola forma di reclamo riconosciuta) viene registrato nel Registro dei Reclami ed inoltrato al Certification/Deputy Manager che riconosce il ricevimento al denunciante
    ed attesta che il reclamo/disputa è stato registrato nel Registro dei Reclami con le seguenti informazioni e registra almeno una volta alla settimana
    (o come specificato nella ricevuta inviata al reclamante) i seguenti punti:

    • Numero del Reclamo
    • Reclamante
    • Data di ricezione
    • Natura del reclamo/disputa
    • Il modulo di reclamo iniziale compilato per i reclami verbali/telefonici
    Il Certification/Deputy Manager designa per il Panel dei Reclami tre persone. Per i reclami o le dispite che coinvolgono un Auditor, il Panel dei Reclami coopterà un altro Auditor
    di IEC/ECG ed un responsabile dell’azienda.
    Il Presidente del Panel dei Reclami deve assicurarsi che l’udienza per il reclamo sia tenuta entro 30 giorni lavorativi dalla data di ricezione del reclamo e che al reclamante sia data
    notizia della convocazione con almeno 7 giorni di preavviso, indicando ora e luogo dell’udienza.
    Il Certification/Deputy Manager svolgerà le funzioni di Segretario del Panel dei Reclami a meno che non sia stato coinvolto nell’oggetto del contendere, in questo caso il Presidente
    del Panel dovrà nominare un’altra persona che funga da segretario e che aggiorni almeno settimanalmente, o secondo una altra tempistica indicate per iscritto, i clienti interessati per iscritto.

    Procedura davanti al Panel dei Reclami

    Il reclamante ed il soggetto del reclamo hanno diritto ad essere ascoltati in via confidenziale.
    Il Panel riesamina in dettaglio la richiesta del reclamante ed ogni altro document di IEC/ECG rilevante, quali:

    • Rapport di audit
    • Riesame dei rapport di audit del Certification/Deputy Manager
    La documentazione disponibile viene, quindi, esaminata al fine di decider se il reclamo è accettabile. Le decisioni vengono adottate sulla base del Manuale, delle politiche
    e procedure di IEC/ECG, Regolamenti e standards dello schema.
    Le decisioni vengono adottate a maggioranza.
    Le decisioni del Panel sulla questione sono definitive e vengono registrate nel verbale della riunione che viene trasmesso al Certification/Deputy Manager che aggiorna il Registro dei Reclami.
    Il Governing Board è avvisato della natura del reclamo e delle azioni/soluzioni adottate.
    Il Certification/Deputy Manager informa poi il reclamante per iscritto circa la decisione del Panel dei Reclami. Ogni non conformità o azione correttiva o preventive che deriva
    dal riesame del reclamo verrà registrata su un modulo di miglioramento (QA12) e seguita dal Certification Deputy/Manager (o dal Deputy Certification/Manager se il Certification Manager
    è stato coinvolto nel reclamo/disputa) che condurrà una verifica di followup per verificare che la non conformità o l’azione correttiva adottata sia efficace nel prevenire il ripetersi della problematica.

    Riesame dei Reclami

    Durante la periodica riunione del Riesame della Direzione e del Board of Governors, tutti i reclami e le controversie vengono analizzati per verificare se le azioni adottate sono state efficaci.
    Questo riesame stabilirà anche se vi sono trends/similitudini nella natura dei reclami e quali azioni eventualmente devono essere adottate alla luce di tali riscontri.

    Azioni correttive

    Il Certification/Deputy Manager è responsabile per la individuazione delle cause delle non conformità, per la correzione delle non conformità e per valutare la necessità
    di azioni che garantiscano il non ripetersi delle non conformità; egli, inoltre, determina ed implementa in tempi ragionevoli le azioni necessarie e registra i risultati
    delle azioni adottate oltre a riesaminare l’efficacia delle azioni correttive.

    Azioni preventive

    Il Certification/Deputy Manager è responsabile per l’adozione delle azioni preventive intese ad eliminare le cause di potenziali non conformità; queste azioni devono essere
    commiserate con il probabile impatto dei potenziali problemi e devono includere:

    • Identificazione delle potenziali non conformità e delle loro cause
    • Valutazione della necessità di azioni tese a prevenire il ripetersi delle non conformità
    • Determinazione ed implementazione delle azioni necessarie e registrazione dei risultati conseguiti con le azioni adottate
    • Riesame dell’efficacia delle azioni preventive